Les voyages d’affaires vont souvent de pair avec une carrière en entreprise. Cependant, que votre agent voyage au pays ou à l’étranger, la distinction entre les mesures de réduction des coûts de l’entreprise et sa capacité à réaliser au mieux ses missions est primordiale.
Voici des conseils utiles qui non seulement réduiront les frais de voyage d’affaires, mais garantiront également une expérience de voyage efficace, confortable et sans stress à vos employés.
Récompenser les employés économiques
Trouver la solution de gestion des notes de frais professionnels est devenu viral pour les organisations. Traditionnellement, les entreprises avaient deux options pour réagir aux frais de déplacement élevés. Ils pourraient accepter les dépenses excessives des employés comme le prix à payer pour faire des affaires. Ils pourraient aussi essayer de réduire les coûts avec des limites de dépenses strictes et des politiques de voyage restrictives. La première option a nui au résultat net, tandis que la seconde a augmenté l’insatisfaction du personnel.
Cependant, une nouvelle méthode est en train d’apparaître dans la gestion des voyages d’affaires: celui des “ carottes plutôt que des bâtons”. Plutôt que de punir les employés qui dépensent trop pour leurs déplacements, de nombreuses entreprises choisissent de récompenser ceux qui épargnent.
Réduire les coûts sans déranger les employés semble à la fois séduisant et irréaliste.
Un grand nombre de ces tentatives relevaient de la gamification en entreprise, de l’application d’éléments de jeu aux processus métier afin d’influencer la prise de décision des employés. Les points, badges et autres types de reconnaissance agissent comme des récompenses, ce qui peut théoriquement motiver les employés à entreprendre une action souhaitée, telle que la réservation d’un vol ou d’un hôtel bon marché.
Aligner les intérêts de l’employeur et de l’employé
Pour réduire les dépenses, une solution basée sur les récompenses doit reposer sur une reconnaissance pragmatique de ce que les employés apprécient réellement. En pratique, cela signifie donner aux employés une incitation matérielle à dépenser moins.
La sagesse conventionnelle veut que vous ne deviez pas payer les employés pour économiser de l’argent à l’entreprise. Il n’est peut-être pas surprenant que l’une des premières entreprises à remettre en question cette idée reçue soit l’une des plus novatrices de notre époque.
Google a créé un modèle de gestion moderne des voyages avec son programme Trips. Les employés de Google obtiennent un budget avant chaque voyage et, s’ils ne respectent pas ce budget, ils accumulent des crédits à utiliser pour les futurs surclassements. Les googleurs sont motivés à épargner aujourd’hui pour pouvoir faire des folies demain.
Le système fonctionne bien pour plusieurs raisons. C’est égalitaire, puisque les employés conservent une partie de ce qu’ils sauvent de l’entreprise. Cela donne du pouvoir, car Google offre aux voyageurs la possibilité d’envisager un large éventail d’options correspondant à leur budget. Enfin, elle est utilement quantitative car les employés obtiennent une estimation précise de ce qu’il est raisonnable de dépenser pour un voyage donné.
Il y a quelques raisons pour lesquelles les incitations de voyage ont atteint le courant dominant seulement maintenant.
L’un est la technologie. Motiver un employé à économiser sur un voyage nécessite une estimation de base de ce que ce voyage devrait coûter, ce qui nécessite d’analyser d’énormes quantités de données sur les prix disponibles et le comportement historique des voyageurs. Ce n’est que récemment que ces calculs ont pu être effectués avec précision et en temps réel, lorsqu’un voyageur d’affaires planifie son voyage.
Un autre est de changer les habitudes de voyage. Des décennies d’expérience dans la réservation en ligne, combinées à l’omniprésence des compagnies aériennes à bas coûts, signifient que les voyageurs sont plus à l’aise que jamais lorsqu’il s’agit de trouver des options abordables qui répondent à leurs besoins.